Le traitement des factures fournisseurs est souvent une fonction clé pour la bonne gestion de la trésorerie d’une entreprise. En améliorant ce processus par l’automatisation des factures, il est possible d’obtenir plusieurs avantages tels qu’une réduction des manipulations humaines manuelles et un gain de temps considérable, permettant ainsi d’améliorer le contrôle de la trésorerie.
Comprendre le processus traditionnel de traitement des factures
Pour appréhender les bénéfices apportés par l’automatisation des factures, il convient de comprendre en premier lieu comment fonctionne le traitement traditionnel des factures fournisseurs.
Celui-ci s’appuie généralement sur différentes étapes incluant la réception, le tri et la saisie des informations, la vérification et le rapprochement avec les bons de commande ou de livraison, ainsi que la validation interne et le règlement aux fournisseurs.
Tâches chronophages et erreurs humaines doivent être limitées
Selon les experts sur https://www.owork.fr , chacune de ces étapes peut représenter un certain nombre de problèmes pour l’entreprise : elles sont souvent chronophages et impliquent des risques d’erreurs humaines liées à la manipulation des données.
Ainsi, un certain retard dans le traitement ou une erreur de saisie peut engendrer plusieurs conséquences néfastes pour la trésorerie :
- retards de règlements aux fournisseurs, engendrant des frais supplémentaires et une mauvaise relation;
- erreurs dans le prévisionnel et la gestion de la trésorerie, menant à des imprévus financiers;
- pénalités ou sanctions liées au non-respect des délais de paiement.
L’automatisation des factures : une meilleure maîtrise et un gain de temps précieux
Afin de pallier ces problèmes, l’automatisation des factures se présente comme une solution permettant d’améliorer la trésorerie de manière significative. En effet, cette approche vise à simplifier et accélérer les différentes étapes du traitement des factures grâce à l’utilisation de technologies numériques et de logiciels spécialisés.
Réception et saisie des informations : le début de la chaîne automatisée
À titre d’exemple, la réception des factures peut être facilitée par un système de scan qui extrait automatiquement les informations pertinentes (montants, références, etc.) et les intègre dans la base de données de l’entreprise. Ceci permet ainsi non seulement de dématérialiser les documents, mais aussi de réduire considérablement les risques d’erreur ou d’omission lors de la saisie.
Vérification et rapprochement : efficacité et précision accrues
Le processus d’automatisation permet également de faciliter le travail de vérification et de rapprochement des factures avec les données préexistantes dans le système. En effet, les logiciels utilisés sont en mesure d’analyser et de comparer les informations rapidement, identifiant ainsi toute incohérence ou différence avec précision.
Cette étape est particulièrement importante pour éviter les erreurs qui peuvent avoir un impact direct sur la trésorerie, tels que des montants incorrects ou des doublons de règlement aux fournisseurs.
Validation interne : impliquer les bonnes personnes
L’équipe financière de l’entreprise devra également valider les factures avant leur règlement. Là encore, l’automatisation joue un rôle clé en facilitant la communication entre les différentes parties prenantes.
En effet, les logiciels dédiés permettent souvent d’intégrer les validations directement dans le processus, faisant passer la facture au bon responsable en fonction de l’organigramme préconfiguré. Ainsi, cette démarche permet de réduire les échanges manuels et favorise une meilleure réactivité, tout en conservant une traçabilité optimale.
Amélioration du contrôle de la trésorerie grâce à l’automatisation des factures
Au-delà des gains de temps et des économies réalisées sur les ressources humaines, l’automatisation a également un impact positif sur la gestion de la trésorerie elle-même.
Diminuer les risques d’erreurs financières
Premièrement, en limitant les risques d’erreurs liées au traitement manuel des factures, l’entreprise bénéficie d’une meilleure maîtrise de ses sorties de fonds envers les fournisseurs. Cela évite les écueils précédemment mentionnés (retards, pénalités, etc.) qui auraient pu affecter la trésorerie.
Mieux anticiper et suivre la trésorerie
De plus, l’automatisation permet d’obtenir une visibilité accrue et en temps réel sur les flux financiers de l’entreprise grâce à des tableaux de bord et des rapports automatisés régulièrement mis à jour. Ceci permet aux gestionnaires financiers d’anticiper au mieux les besoins en trésorerie, d’éviter les surprises et ainsi de prendre des décisions éclairées en matière de financement et d’investissement.
Améliorer les relations fournisseurs
Enfin, le respect des délais de paiement aux fournisseurs est un gage de confiance et de professionnalisme, contribuant ainsi à développer des relations saines et durables avec eux. De ce fait, cela peut également favoriser la négociation de conditions plus avantageuses pour l’entreprise, engendrant des économies supplémentaires pour la trésorerie.
Pour conclure…
Il apparaît ainsi évident que l’automatisation des factures présente de nombreux avantages pour améliorer la trésorerie des entreprises. En simplifiant et accélérant les processus tout en réduisant les erreurs humaines, cette approche offre une gestion plus efficace et sécurisée des dépenses fournisseurs, tout en contribuant à une meilleure maîtrise de la trésorerie.
