Choisir le bon lieu pour votre réunion d’entreprise, événement, conférence ou formation est tout aussi important pour votre succès que de planifier soigneusement le calendrier des sessions ou de sélectionner les conférenciers. Le bon lieu peut faire la différence entre une formation réussie et une expérience de réseautage.
Services et commodités
Veillez à ne pas supposer que tous les sites offrent le même niveau de service et d’inclusions, ou que toutes les commodités seront disponibles pour votre événement. Si vous avez besoin de services supplémentaires tels que des services de restauration spéciaux (y compris des demandes diététiques), des compositions florales, des tampons et des stylos, des services audiovisuels, un support informatique, la mise en scène et l’éclairage, la décoration pour la production d’événements, la billetterie, le transport ou les visites touristiques pour les invités. Pour une location de salle dans le morbihan, découvrez ce que votre site offre ou s’ils ont des fournisseurs préférés avec lesquels vous pouvez travailler. Les vendeurs recommandés par le lieu peuvent avoir plus d’expérience sur place, connaître des choses comme la capacité des points de vente ou les meilleures entrées pour la restauration, et peuvent vous aider à éviter les faux pas.
Atmosphère
L’ambiance et la décoration d’un espace peuvent donner l’ambiance ou le ton de votre réunion. Si vous avez besoin de prendre des décisions sérieuses ou de consolider votre image professionnelle, tenez-en compte lors du choix de votre lieu. Si vous cherchez à inspirer la créativité ou à créer des liens au sein de votre équipe, envisagez des espaces qui accueillent facilement des activités pratiques ou de groupe ou dégagent une ambiance amusante. Si vous organisez une cérémonie de remise de prix ou un gala, il est important de choisir un espace élégant ou inspirant. Tout, du style du mobilier à l’éclairage en passant par l’architecture d’un espace, contribue à l’atmosphère. Mais ne négligez pas l’acoustique. Assurez-vous de vérifier à l’extérieur de l’espace les problèmes de bruit ou les activités à proximité qui pourraient interférer avec vos projets.
Emplacement, accessibilité et parking
Si les délégués de votre réunion ou de votre événement viennent de l’extérieur de la ville, vous voudrez peut-être un lieu près de l’aéroport, du train ou du transport central. Renseignez-vous si un parking est disponible, quels pourraient être les coûts supplémentaires ou si un autre moyen de transport peut être organisé. Si le parking sur place n’est pas disponible, envisagez de réserver un parking à proximité pour les participants ou de réserver un transport tel qu’une navette ou des taxis. Pour des réunions ou des événements locaux, envisagez un lieu proche de votre bureau pour encourager la participation.
Une règle très simple pour vérifier l’accessibilité du lieu est que vous devez vérifier s’il se trouve à portée de vos participants à la conférence. Explorez les modes de transport disponibles et assurez-vous que les gens peuvent facilement atteindre l’emplacement en train, en voiture, en avion ou en transports en commun. En outre, vous devez choisir un lieu qui dispose d’un parking suffisant au cas où certains des invités de la conférence choisiraient de voyager en voiture. Idéalement, incluez une question sur les préférences de transport sur le formulaire d’inscription ou un sondage avant l’événement pour comprendre à quoi vous attendre.
