Le courrier physique n’a pas encore disparu malgré le fait que l’e-mail a déjà pris une place considérable dans le quotidien des entreprises. Et il faut d’ailleurs une certaine logistique pour pouvoir gérer la communication par lettre. Dans ce sens, il est nécessaire d’avoir le matériel adéquat, notamment la machine à affranchir. Divers avantages en découlent de son utilisation.
Comment fonctionne une machine à affranchir ?
Une machine à affranchir ou affranchisseuse sert à remplacer une grosse partie du travail de la Poste. En effet, il s’agit d’un appareil spécialement conçu pour peser et identifier ses lettres et directement s’acquitter des différents frais d’envoi sans déplacement nécessaire. Elle imprime alors directement l’affranchissement nécessaire pour l’expédition et pour suivre son courrier facilement. Pour pouvoir faire tout cela, ces appareils sont connectés en permanence aux serveurs de La Poste. Ainsi, c’est comme si cette dernière avait directement un bureau au sein des entreprises utilisatrices.
Concrètement, la machine à affranchir possède une fente qui permet directement de recevoir les enveloppes à traiter. Il faudra ensuite sélectionner le tarif souhaité selon ceux proposés par la Poste et selon le caractère que l’on souhaite donner à ses lettres. Ensuite, la machine se charge automatiquement d’apposer l’empreinte postale adéquate selon les paramètres choisis avec une réelle valeur légale. Une option permet même d’utiliser un imprimé recommandé avec AR. Il ne suffira plus qu’à déposer le courrier auprès des boîtes aux lettres ou à les confier aux prestataires spécialisés pour les envoyer. L’affranchisseuse se sert alors pour tout cela d’un logiciel spécial et est très facile à utiliser grâce à l’écran tactile qui le constitue.
Machine à affranchir le courrier : pour une économie de temps et d’argent
Envoyer une lettre à la Poste par voie classique peut être un vrai calvaire. Surtout qu’en entreprise, on peut parler de plusieurs enveloppes en même temps. Alors, au lieu de perdre du temps à se déplacer vers les agences, traiter et sécuriser son courrier peut se faire directement au bureau par les collaborateurs. La machine à affranchir est un véritable outil qui permet ainsi d’éviter la perte de temps pour pouvoir se concentrer sur des tâches réellement importantes. Avec une capacité minimum de 10 plis par jour, elle fait tout automatiquement. Question logistique, les utilisateurs n’auront pas à se constituer un stock de timbre et la transmission des infos de consommation vers la poste se fait plus automatiquement. Ce gain de temps peut donc aller de 5 h par an pour un volume moyen de 600 courriers envoyés.
Par ailleurs, c’est aussi une question de dépenses. De nombreuses entreprises sont victimes de sur-affranchissement. En ayant cette machine spécialisée à porter de main, on est sûr de mieux gérer le prix des envois. En effet, c’est un bon moyen d’éviter les surestimations de la valeur des timbres utilisés, ne correspondant pas au poids réel de ses colis. Aucun montant inutile ne sera alors déboursé. Cela représente, en moyenne, 10% à 12% d’économies sur les frais postaux, en plus de limiter les impressions papier.
