Le message d’accueil d’un répondeur professionnel est d’une grande importance dans le processus d’accueil des clients et de l’optimisation de l’image de marque de l’entreprise. Ce message doit donc être personnalisé avec son soin pour un meilleur impact sur les clients. Découvrez à travers cet article comment personnaliser son message d’accueil professionnel, en le rendant efficace.
Optez pour une meilleure façon de personnaliser sa messagerie vocale professionnelle
L’un des meilleurs moyens de personnaliser son message d’accueil téléphonique professionnel est d’enregistrer les informations adéquates. Il peut s’agir de votre nom ou de celui de votre entreprise, des horaires de services, et d’un autre numéro pour les cas d’urgence. Une autre meilleure astuce est de préciser le meilleur moyen de vous contacter. Ce moyen peut-être par téléphone, par courriel ou par mail. N’oubliez pas de mentionner aux appelants que s’ils ont la possibilité de laisser un message. Cela vous permettra de les rappeler dès que vous serez disponible.
Si vous n’avez pas la possibilité de faire un retour rapide à vos clients dans un bref délai, il est mieux de les tenir informés. Vous devez pour cela inclure dans le message d’accueil, le temps de réponse nécessaire. Ainsi, les clients ne chercheront pas à rappeler indéfiniment.
Prendre les précautions nécessaires pour réussir la personnalisation
Au cours de l’élaboration du message d’accueil de sa messagerie professionnelle personnalisée, certaines précautions sont requises. En premier lieu, il est judicieux de rédiger votre message sur un papier. Ceci permettra d’insister sur les intonations et de marquer des silences au cours de la lecture. Veillez à ce que l’enregistrement de votre message ait lieu dans une atmosphère calme, loin de tout effet sonore.
En outre, le message se doit d’être exprimé avec un air souriant. Vu l’importance de toujours avoir des clients satisfaits, le message doit sonner d’une bonne façon. En enregistrant votre message, parlez de façon claire, sur un ton calme et posé.
Il est également important de répéter plusieurs fois votre message avant de passer à son enregistrement. Plus vous répétez, plus votre message pourra facilement être articulé et reformulé. Ce qui le rendra plus optimal et vous permettra de mieux vous rapprocher de vos objectifs de vente et de votre but commercial.
Faire recours aux annonces standards sur le web
Cette option se révèle aussi très efficace dans la personnalisation de son message vocale professionnelle. Vous trouverez en effet sur internet, de nombreuses annonces standards que vous pouvez utiliser pour réussir votre propre personnalisation. Voici quelques exemples en matière d’annonces, qu’il est possible de rencontrer :
« « Dénomination société/entreprise », bonjour et merci pour cet appel. Nous nous trouvons malencontreusement dans l’incapacité de répondre à votre appel pour l’instant. Veuillez bien indiquer votre nom, vos coordonnées, ainsi que les motifs de votre appel. Une réponse vous parviendra de la part d’un de nos membres d’équipe dans un délai de 24 heures. »
« Bonjour, vous avez atteint le répondeur de « nom de l’individu appelé ou dénomination société/entreprise ». Je vous remercie pour votre appel, mais je ne suis pas disponible à l’heure actuelle. Vous voudrez bien laisser un message auquel je répondrai aussitôt que possible. Merci »
