Aujourd’hui en Belgique, au moins 90% des entreprises font appel aux services d’un secrétaire social. Le secrétariat social est un organisme qui s’occupe de certaines tâches administratives pour le compte d’autres entreprises ou d’autres employeurs. Il s’occupe de plusieurs missions importantes pour assurer la bonne administration d’une société. Les chefs d’entreprise optent pour cette solution car cela les permet de déléguer plusieurs missions et de se focaliser sur le développement de la société.
Les missions que l’on peut déléguer à un secrétaire social
Un secrétaire social prête main forte au chef de l’entreprise pour assurer que cette dernière évolue dans son activité. Il doit non seulement remplir son obligation liée à cela mais doit également effectuer plusieurs services minimums.
La gestion des documents administratif et sociaux
L’une des missions principales d’un secrétaire social est la gestion des documents sociaux et administratifs. Il vérifie les archives de l’entreprise et détecte les éventuels risques sociaux. Cela permet au chef d’entreprise d’éviter de se faire sanctionner. Les formalités administratives concernant l’incapacité de travail, l’absentéisme, le congé payé etc. sont aussi prises en main par ce dernier.
La gestion de la paie
Le secrétaire social peut aussi s’occuper de l’administration salariale. Cela inclue le calcul des salaires ainsi que le précompte professionnel, le pécule de vacances, les primes de fin d’année, les indemnités de préavis et tous les autres compléments. Cela enlèvera une lourde charge au service des RH qui pourra se concentrer sur l’amélioration des stratégies de recrutement.
L’établissement de différentes déclarations fiscales
Même si l’affiliation à un secrétaire social n’est pas obligatoire, les employeurs choisissent cette options pour se libérer des certaines tâches chronophages. Il peut par exemple confier la réalisation des déclarations fiscales à celui-ci. Il pourra ainsi déclarer les taxes (TVA) et les différentes cotisations. L’employeur est donc sûr de respecter les délais de paiement des cotisations sociales et de l’émission des documents obligatoires exigés par les autorités.
Comment choisir son secrétaire social ?
Il existe plusieurs secrétariats sociaux agrées en Belgique. Le tarif varie selon les organismes mais on peut obtenir un devis sur de nombreux sites. Quels sont donc les critères pour opérer au meilleur choix ? En voici quelques uns :
- un prestataire qui est présent : il doit accompagner l’employeur, s’assurer de bien effectuer ses missions et en informer ce dernier. Sa présence physique doit être privilégiée plutôt que de se limiter aux échanges téléphoniques.
- Un prestataire professionnel : un bon secrétaire social ne doit faire aucune erreur dans les calculs des salaires. Cela évitera les rectifications et les plaintes venant des collaborateurs.
- Un prestataire qui donne des conseils avisés : il doit être dans la capacité de donner des conseils pertinents concernant les droits et les obligations de la société etc.
On peut trouver plusieurs sociétés spécialistes en la matière. On peut par exemple recourir aux services d’un secrétariat social Sd Worx qui est un prestataire international de services RH et de secrétariat social. Faire appel à ce genre de professionnel offre la possibilité de jouir de services de qualité.
